• darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg

“Je koopt toch ook niet je auto puur op basis van laagste prijs?”

Gepubliceerd op: 25-10-2017

Een kijkje in de inkoopkeuken van Gasunie. Cees Hut is van oorsprong Chemisch Technoloog en is sinds zijn 33e werkzaam bij Gasunie, al bijna 30 jaar. Met nog 3 jaar te gaan is hij gevraagd om zijn brede ervaring binnen diverse functies en afdelingen bij Gasunie te gebruiken om de inkoopafdeling te leiden en om die dichter bij de business te krijgen. Hij volgt daarbij Willem Faber op, die vorig jaar met pensioen is gegaan.

“De inkoopafdeling is ongeveer 60 mensen groot, bestaat voor driekwart uit eigen mensen en een kwart uit een flexibele schil met externe mensen,” zegt Cees Hut. “Onze jaarlijkse spend is gemiddeld 600-700 miljoen euro.” De inkoopafdeling van Gasunie bestaat uit 4 subafdelingen: Contracting (o.a. aannemers- en ingenieursdiensten), Materialen, Algemeen (o.a. energie, facilitaire diensten, ICT en inleen) en Logistiek (o.a. voorraadbeheer en materiaal opslag).

“We proberen zo veel mogelijk te gieten in raamovereenkomsten, waardoor het offerte- en/of bestelproces heel simpel kan zijn. Deze processen hebben we grotendeels geautomatiseerd en we maken zoveel mogelijk gebruik van catalogi.” Het inkoopproces verloopt grotendeels elektronisch door gebruik van Ariba. Een systeem waarin alle stappen zijn en worden vastgelegd. “Je kunt geen stapje zetten buiten de gebaande paden. Soms tot frustratie van de medewerkers,” lacht Cees, “het is niet altijd even gebruiksvriendelijk, maar het werkt wel en het helpt wel om te werken volgens afgesproken regels”.

Gasunie is een overheidsorgaan en valt onder het Ministerie van Financiën. Gasunie is als speciale-sectorbedrijf Europees aanbestedingsplichtig, wat inhoudt dat opdrachten met een waarde boven een bepaalde drempel volgens Europese procedures moeten worden aanbesteed. Zo moeten deze opdrachten bijvoorbeeld gepubliceerd worden op TenderNed zodat ondernemers uit alle EU-lidstaten de mogelijkheid hebben om in te schrijven. Gasunie valt daarnaast onder toezicht van ACM (Autoriteit Consument & Markt) die toetst op doelmatigheid.

“Binnen inkoop bestaat de term ‘Maverick Buying’, inkoop die buiten de inkoopafdeling en daardoor mogelijk buiten afgesloten contracten om gebeurt waardoor rechtmatig aanbesteden in gedrang komt. Dat willen we niet.” Het gebruik van Ariba heeft daarbij geholpen. “Bij heel veel bedrijven vindt 20-30% van de inkoop buiten de inkoopafdeling om, bij ons is dat minder dan 3%.”

Gasunie heeft een MVO beleid, waar ook duurzame inkoop (MVI) onder valt. In de praktijk valt dit echter vaak lastig te implementeren in onze aanbestedingen. Op sommige vlakken is het echter makkelijker te implementeren. “Bij schoonmaak van dit pand bijvoorbeeld hebben we eisen gesteld aan een percentage mensen dat moeilijk aan een baan komt en ervoor gezorgd dat mensen niet te ver weg wonen.” Het MVI beleid focust zich nu vooral op zaken waar Gasunie rechtstreeks invloed op heeft, zoals het reduceren van de CO2 footprint, hergebruik van materialen, energie en het maken van recyclebare producten. Daarnaast wordt de Supply Code of Conduct gebruikt als een leidraad voor leveranciers.

Gasunie doet zo’n 30 Europese aanbestedingen per jaar. Bestellingen worden zo veel mogelijk geclusterd om efficiency te vergroten. Lang niet alles leent zich om lokaal aan te besteden. Waar mogelijk wordt er wel gebruik gemaakt van lokale partijen, zoals bij catering, groenvoorziening en klein civiel onderhoud. Een van de bewegingen die Cees Hut in gang wil zetten is om vanuit een keten gedachte te opereren. Het gaat om waarde creatie. “Misschien wil je wel als inkoop iets meer uitgeven voor een product omdat je ziet dat het ergens anders in de keten een besparing oplevert.” Ook zal er beter naar de gunningscriteria gekeken gaan worden. “Je koopt toch ook niet je auto puur op basis van laagste prijs?”, lacht hij.

Hoe kom je als ondernemer uit Noord Nederland nou binnen bij Gasunie? Houd daarvoor www.TenderNed.nl in de gaten voor de publicatie van aanbestedingen.