• darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg

Een kijkje in de keuken bij de inkoop afdeling van Provincie Groningen

Gepubliceerd op: 25-10-2017

Februari 2017 - Bij de inkoop afdeling van de provincie zou je verwachten dat het om een flinke afdeling gaat. Toch staan er slecht vier bureaus. Mebus Lolkema (coördinator Inkoop), Gert Olthuis (senior inkoper) en Ron Paardekooper (senior inkoper) vormen al sinds 2009 een hecht team dat de inkoop van leveringen en diensten voor de provincie coördineert. Het vierde bureau wordt ingenomen door een student van de Hanzehogeschool. De provincie werkt altijd graag mee aan onderzoeken van de minor Ink

Ik sprak met Mebus Lolkema, die met zijn bijna 40 jaar ervaring misschien wel de meest ervaren inkoper is van Inkoop Platform Groningen. Mebus begon bij zijn vader in de zaak in Vlagtwedde, een kleinbedrijf in televisies en  groot huishoudelijke artikelen. Na 4,5 jaar in de zaak kwam hij een advertentie tegen waarin de gemeente Groningen een inkoper zocht met een audio/visuele achtergrond. Voor de grap schreef hij een brief, waarna hij meer dan 30 jaar bij de gemeente Groningen heeft gewerkt. Eerst als inkoper van onderwijs artikelen. Radio’s, bandrecorders, dia projectoren en school tv’s. In 1989 werd het Europees aanbesteden geïntroduceerd en ging hij zich daarop richten. Vervolgens heeft hij het coördineren van de inkoop bij de gemeente op zich genomen en toen dat in 2009 op poten stond is hij hetzelfde bij de provincie Groningen gaan doen. 

Bij de provincie Groningen wordt er voor elk inkoopvraagstuk een team samengesteld. Dit bestaat niet alleen uit inkopers, maar er is een nauwe samenwerking met de contracteigenaar of materie deskundige en eventuele andere disciplines (juridisch, technisch, etc.) Het start met een markt oriëntatie om het speelveld te leren kennen, volgens Mebus een essentieel onderdeel: “Inkopers zijn tegenwoordige doodsbenauwd om met leveranciers te praten. Dat is volledig kolder.” Hij benadrukt dat het tijdens de markt oriëntatie juist belangrijk is om goed te onderzoeken wat er speelt in de markt en daar heeft de inkopende partij alle vrijheid in. “Vervolgens begint de formele aanbestedingsprocedure en is het praten met de markt natuurlijk niet meer toegestaan, met uitzondering van die procedures die daar juist wel voor bedoeld zijn als bijvoorbeeld de concurrentie gerichte dialoog.”

Aan de hand van de grootte van de opdracht wordt bepaald hoe de aanbesteding in de markt gezet wordt. Bij leveringen en diensten boven de €. 209.000,-- wordt er Europees aanbesteed en wordt de aanbesteding via Negometrix op TenderNed gepubliceerd. Bij een bedrag tussen de €. 50.000,-- en €. 209.000,-- vindt er een meervoudig onderhandse aanbesteding plaats waar 3 tot 5 partijen (van de groslijst) voor uitgenodigd worden. Een opdracht onder de €. 50.000,-- kan rechtstreeks (dus zonder tussenkomst van een inkoopadviseur) worden ingekocht.

Provincie Groningen gebruikt de software van Negometrix om aanbestedingen te publiceren, maar ook voor het contractbeheer, contractmanagement en de groslijsten. Hoe kom je als leverancier op zo’n groslijst? “Je kunt je via de website van de provincie aanmelden voor de groslijst waaruit geput wordt bij onderhandse aanbestedingen, vooralsnog alleen nog voor civiel- en cultuurtechnische werken. Voor elke branche kunnen er maximaal 16 partijen aangemeld worden, daarna is er een wachtlijst.” Voor ZZP-ers is er de website InhuurNoord opgericht zodat de afdelingen samen met Personeelszaken zonder tussenkomst van inkoop zelfstandigen rechtmatig kunnen inhuren.

De provincie koopt zo veel mogelijk in bij MKB-ers en dan bij voorkeur bij bedrijven uit de regio: Groningen, Friesland en Drenthe. Uit onderzoek van de Hanzehogeschool in 2016 blijkt dat 88% van de uitgaven van de provincie in 2015 bij het MKB terecht is gekomen, waarvan 60% bij MKB in de regio.

Ook nadat de opdracht is gegund blijft Concern Inkoop betrokken tijdens het contract management proces om de kwaliteit te borgen. Als de termijn van het contract ten einde komt dan herhaalt het proces zich weer.

Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan het nieuwe inkoopbeleid van de provincie Groningen. Belangrijke pijlers daarin zijn duurzaamheid, circulaire economie en MKB beleid. Verder wil de provincie innovatie stimuleren door launching customer te zijn. Ook Social Return en de Participatiewet spelen een belangrijke rol. Zo zijn op het provinciehuis zelf meerdere mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werkzaam. In de catering is er bijvoorbeeld het afgelopen jaar iemand doorgestroomd naar regulier werk. “Een mooi resultaat,” aldus Mebus Lolkema, “dat moeten we meer zichtbaar maken.”

Opvallende aanbestedingen die Mebus heeft meegemaakt in de afgelopen jaren zijn het kopen van een boot: “Dat kom je niet dagelijks tegen.” De provincie heeft een schip laten bouwen voor inspectie/onderhoud  aan kanalen. Dit was tijdens de crisis en vormde met garanties en eigendom “een complex geheel”. Ook de renovatie van het gehele provinciehuis was een ingewikkelde aanbesteding. Het is bijna afgerond en het gebouw aan de Turfsingel wordt momenteel gerenoveerd en gedeeltelijk 24/7 toegankelijk gemaakt.

Voor 2017 is er alweer een hele lijst van leveringen en diensten die de provincie Groningen gaat inkopen. O.a. wegenzout, telefonie, inhuur ICT en onderhoud technische installaties. En Mebus zelf? Die neemt in juni afscheid om van zijn welverdiende pensioen te gaan genieten. De procedure voor vervulling van de vacature voor coördinator Concern Inkoop loopt inmiddels.