• darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg

‘Bij Alfa-college hebben we 1200 inkopers’

Gepubliceerd op: 25-10-2017

April 2017 - Een kijkje in de keuken bij de inkoop afdeling van Alfa-college. De afdeling Inkoop van Alfa-college is gevestigd in het prachtige Menzis gebouw in Groningen, met een wijds uitzicht over de stad. Adviseur Inkoop Marcel Stubbe houdt zich vanuit dit gebouw bezig met de Inkoop voor Alfa-college. Dit doet hij samen met Jacques Korfage, die vooral actief is op het gebied van contractmanagement. “Bij Alfa-college hebben we 1200 inkopers”, grapt Marcel Stubbe. “alle medewerkers hebben verstand van inkoop.”

De afdeling Inkoop van Alfa-college werkt volgens een gecoördineerd inkoopmodel. Op de vijf verschillende locaties van Alfa-college (Groningen, Hoogeveen, Hardenberg, Assen en Leek) hebben de budgethouders tot een bedrag van Euro 5.000 de vrije hand om zelf hun inkoopkeuzes te maken. “De budgethouders moeten zich uiteraard wel aan het inkoopbeleid houden en daar faciliteren we ze in”, aldus Marcel Stubbe. Bij inkopen tussen de Euro 5.000 – Euro 50.000 is er sprake van enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbestedingen. Van Euro 50.000 – Euro 209.000 moeten er meerdere offertes aangevraagd worden en boven de Euro 209.000 wordt er een Europese aanbesteding uitgeschreven.

Voor alle inkopen wordt er intern een ‘Checklist’ gebruikt dat als handvat dient voor de locaties. Het doel van het invullen van deze checklist is om te zorgen dat het proces goed loopt. Door de stappen op deze manier vast te leggen is er tevens achteraf aantoonbaar dat de juiste procedure gevolgd is.

Alfa-college stuurt aan op regionaal inkopen. Bij voorkeur worden opdrachten uitgezet bij lokale partijen. Dat lukt niet altijd. De uitbesteding van IT diensten is bijvoorbeeld Europese aanbesteed op basis van Best Value Procurement en Cap Gemini kwam daar als beste uit de bus. Doordat Cap Gemini een shared service center in Groningen heeft ingericht heeft dit er toch voor gezorgd dat dit geen negatieve invloed had op de werkgelegenheid in de regio en lokale fte’s behouden zijn.

Marcel Stubbe is al sinds 2001 werkzaam bij Alfa-college. Eerst bij P&O en in 2007 maakte hij de overstap naar Inkoop “Daar heb ik geen moment spijt van gehad.” zegt hij. Vervolgens heeft hij onder andere de opleidingen Nevi I, Nevi II tactisch en Nevi II Expert gedaan.

Soms gaan aanbestedingen niet zoals gehoopt. Marcel herinnert zich een energie aanbesteding van twee jaar geleden: “We kochten met 50 ROC’s groene energie in.” Toen het gunningsadvies naar het College van Bestuur (CvB) ging kwam de kritiek dat het niet aansloot bij de wensen van het CvB. Er was namelijk sprake van verduurzaming achteraf en daar was het CvB het niet mee eens. Marcel Stubbe heeft zich naar aanleiding daarvan verdiept in het strategisch beleid en constateerde dat de term ‘duurzaamheid’ er weinig in voorkwam. Hij heeft zich vervolgens actief ingezet om duurzaamheid een grotere rol te laten spelen bij inkopen. Dit is verwerkt in het MVO beleid van Alfa-college.

De leukste aanbesteding die Marcel Stubbe ooit heeft gedaan? Dat was die voor postdiensten die eerder dit jaar heeft plaats gevonden. Er was sprake van een één op één gunning waarbij onderhandeld moest worden. Het was belangrijk dat er een goede deal uit zou komen, wat ook een verantwoorde prijs was voor de MKB-er. Uiteindelijk is er met Cycloon Postdiensten een contract afgesloten waarbij ook Social Return een belangrijke rol speelt.

Maar hoe kom je nu als ondernemer binnen bij Alfa-college? “Het beste kun je rechtstreeks contact zoeken met de mensen op de locaties,” zegt Marcel Stubbe, “door met de budgethouders in gesprek te gaan zet je jezelf op de kaart en kun je in aanmerking komen voor enkelvoudige of meervoudige onderhandse aanbestedingen.” Het is wel belangrijk dat er reële verwachtingen geschept worden: “het heeft voor beide partijen geen zin om in gesprek te gaan als we de producten of diensten niet op korte termijn gaan inkopen”.

In 2018 staan er weer diverse aanbestedingen gepland bij Alfa-college zoals schoonmaak en sanitaire voorzieningen, audiovisuele middelen en security host/beveiliging. Zie voor het inkoopbeleid van Alfa-college de website: https://www.alfa-college.nl/over-ons/leveranciersmanagement